이메일 정리를 도와주는 4가지 서비스

이메일 정리를 도와주는 4가지 서비스 한국 IDG 기사 / 2015-07-15         “정리해도 어지러운 받은 메일함!” 이메일 정리를 도와주는 4가지 서비스   받은 메일함이 정리해도 정리 해도 넘쳐나는 것만 같은가? 당신만 그런 게 아니다. 최근 한 연구에 따르면 평균적으로 직장인들은 근무 시간의 28% 가까이를 이메일함을 정리하며 보낸다고 한다. 마치 악당 하나를 무찌르면 곧바로 두 놈이 더 튀어 나오는 비디오 게임과도 비슷하다.   그래도 방법은 있다. 다음에 소개할 서비스들은 이메일 강조, 분류, 삭제, 관리의 제왕이라 할 수 있는 서비스들로 이메일 정리에 시간을 낭비하지 않아도 되도록 해 줄 것이다. 게다가 이들 모두 설치도 쉽고, 사용하고 1주일이 채 지나지 않아 한결 깔끔해진 받은 메일함을 경험할 수 있을 것이다.   세인박스(SaneBox)   세인 박스는 일종의 이메일 자동 분류 서비스이다. 받은 편지함 앞을 지키고 서 있다가 새로 들어오는 이메일들을 즉각 알아서 분류해 준다. 중요하다 여겨지는 메시지는 받은 편지함에 그대로 두고, 나머지 메일들은 ‘나중에 읽기(SaneLater)’폴더로 보내 나중에 시간이 있을 때 보도록 한다. 세인박스가 메일의 중요도를 결정하는 기준은 메일이 왔을 때 사용자가 곧바로 열어보는지, 휴지통에 버리는지, 혹은 무시하거나 아카이브에 저장하는지 등을 보고 파악한다. 또한 사용자가 직접 특정 메시지를 적절한 편지함에 이동시키는 것을 보고 해당 메일의 중요성을 더욱 빠르게 학습하기도 한다.       세인박스에는 또한 선택 기능도 몇 가지 있다. ‘내일 읽기(SaneTomorrow)’ 폴더는 다음날까지 메시지를 보관해둔다. 또한 받은 편지함으로 가야 하는데 실수로 스팸 폴더로 이동된 메시지가 있을 경우 이를 다시 받은 편지함으로 옮겨주는 ‘스팸 아닌 메시지 이동하기(SaneNotSpam)’ 기능도 있다. 그런가 하면 ‘블랙홀(SaneBlackHole)’ 기능은 다시는 받고 싶지 않은 사람의 이메일을 영원히 보내버릴 수 있는 폴더다. 커스텀 옵션도 가능하다. 사용자가 지정한 시간 대로 이메일을 연기할 수 있도록 해주는 기능이나, 사용자가 원하는 대로 이메일 필터링 기준을 지정할 수 있게 해주는 기능 등이 그것이다.   세인 박스가 받은 편지함 스캔을 끝내고 나면 받은 편지함 이메일 수가 거의 1/4 수준으로 줄어든다. 몇 분 정도의 설정만 거치면 되니 해볼 만 하다. 게다가 사용 후 일주일 쯤 지나면 세인 박스가 사용자의 이메일 선호도를 파악하게 돼 정확도가 더욱 올라간다. 세인 박스는 사용할수록 정확도가 올라가는 서비스이니 사용한 당일에 효과를 기대해선 안 된다. 개인적으로 세인 박스는 내가 사용해 본 받은 메일함 정리 서비스 중 최고였다.   완벽한 이메일 정리는 물론 공짜로 되지는 않는다. ‘스낵’ 요금제를 사용하면 월 $7 가격에 나중에 읽기 기능, 아카이브에 저장하기(SaneArchive, 저장 기간이 오래된 이메일들을 수집해 아카이브에 저장한다) 기능과 더불어 사용자가 원하는 기능을 하나 더 제공한다. 월 $12를 내면 ‘런치’ 요금제를 쓸 수 있다. 런치 요금제는 위에 언급한 두 기능에 사용자가 원하는 기능 다섯 가지를 더 추가할 수 있고 월 $36인 디너 요금제는 세인박스의 모든 기능들을 제한 없이 사용할 수 있다. 1년 또는 6개월 단위로 가입하면 각각 30, 40% 할인도 받을 수 있다.   언롤미(Unroll.me)   때로는 이메일함을 지저분하게 만드는 주범이 나 자신일 수도 있다. 과거의 나는 보지도 않을 뉴스레터, 광고, 알림 메일을 왜 수신하겠다고 동의했을까. 실제로 읽지도 않는 이런 이메일들을 정리하기만 해도 메일함이 한결 깔끔해 질 수 있다.   원래는 이런 메일 수신을 취소하려면 일일이 메일을 하나 하나 들어가서 각각을 구독 취소 해야 한다. 언롤미는 이런 과정을 훨씬 간단하게 해준다. 무료 서비스를 신청하면 언롤미는 사용자의 이메일 목록을 훑어본 다음 당신이 수신에 동의한 각종 광고, 알림 메일 리스트를 작성해 보여준다. 이 리스트를 살펴보며 수신을 원하지 않는 이메일 주소 옆의 ‘구독 취소’버튼을 누르기만 하면 끝이다. 그런가 하면 지금은 별로 읽고 싶지 않지만 나중에라도 읽어보고 싶은 메일도 있을 것이다 이 경우 이 이메일들을 ‘롤업(rollup)’에 추가하면 된다. 롤업이란 매일 아침, 오후, 저녁 중 원하는 시간에 이런 메시지들을 한꺼번에 받아볼 수 있는 기능이다.     필자 역시 언롤미를 처음 사용하고 내가 127가지의 이메일 알림을 받고 있다는 사실에 매우 놀랐다. 이들 중 대다수는 구독 신청을 한 기억도 나지 않았다. 게다가 이들 메일 중 대다수는 더 이상 보관을 원치 않는 메일들이었다. 이메일 구독 취소를 하다 보니 깨달은 점은, 이메일 다섯 개를 구독 취소 하고 나면 지인 중 한 명에게 언롤미 서비스를 추천해야만 계속해서 서비스를 이용할 수 있다는 문구가 뜬다. 서비스의 편리함을 생각해 보면 충분히 할 수 있는 정도의 수고이지만, 페이스북이나 트위터를 잘 하지 않는 사람이라면 탐탁치 않을 수도 있겠다.   몇 번의 작업 끝에 나는 구독하는 이메일 수를 십여 가지로 줄일 수 있게 되었고 이들 이메일은 롤업에 추가해 매일 아침 받아볼 수 있도록 해두었다. 아침에는 다른 이메일을 읽을 일이 없기 대문이었다. 이 모든 과정에 약 15분도 채 걸리지 않았다. 받은 편지함 정리에 가장 효과적이고도 쉬운 방법이었다. 장기적으로는 다양한 이메일 정리 서비스를 사용할 수 있겠지만 그 전에 미리 언롤미를 통해 정기 구독 이메일을 확 줄이고 시작하면 훨씬 수월하다.   알토(Alto)   Aol의 ‘알토’는 가상 메일 묶음으로 이메일을 정리하는 독특한 방식을 채용했다. 이메일 계정에 알토 서비스를 연결하려면 사용중인 이메일 제공업체 로고를 클릭하기만 하면 된다(대부분 메이저 이메일 계정들에서 알토를 지원하고 있다). 수 초 내로 ‘데일리 메일(daily deals),’ ‘약속 알림(social notification),’ ‘리테일러(retailer),’ ‘사진(photos),’ ‘첨부파일(attachments),’ 그리고 ‘별표 편지함(starred)’ 의 여섯 가지 기본 카테고리로 이메일을 분류해 준다. 또한 받은 편지함의 메일을 드래그 해 좌측 이메일 묶음창에 가져다 놓으면 새로운 이메일 묶음을 생성할 수도 있다. 이메일을 특정 묶음에 분류해두면 나중에 동일 발신자로부터 오는 모든 이메일은 그 묶음으로 분류될 것이다.     알토를 활용하면 현재 바로 확인해야 하는 이메일과 나중에 확인해도 되는 이메일을 구분하는 것이 매우 쉬워진다. 특히 시각적으로 정보를 처리하는 데 더 능숙한 사람에게 매우 유용하다. 알토의 유일한 단점은 이메일 계정 내부에서 사용할 수 없고 브라우저를 사용해야 한다는 것인데 이 점이 어떤 사람들에겐 치명적인 단점이 될 수도 있겠다.   액티브 인박스(ActiveInbox)   액티브 인박스는 데이빗 앨런의 GTD(Getting Things Done) 방식에 기반하고 있다. 이메일 메시지를 할 일 목록으로 작성해주고 이메일 함은 비우는 방식이다. 브라우저에 애드온을 설치하면 마우스 클릭 몇 번으로 각 메시지를 분류, 처리 할 수 있다.   메시지를 읽고 난 후 ‘할 일로 저장(action)’을 선택하면 할 일 목록에 추가되고 ‘기다리기(waiting on)’를 선택하면 해당 작업을 함께 할 사람이 추가될 때까지 기다린다. 전자의 경우 마감일을 설정하고 필요한 세부 할일을 설정할 수 있다. 이렇게 할 일 목록에 추가가 끝난 이메일은 받은 편지함에서 할 일 이메일 폴더로 옮겨진다. 마찬가지로 다른 사람과의 협동이 필요한 작업을 담고 있는 이메일들의 경우 ‘기다리기’ 폴더로 이동되어 상대방 협력자가 답장을 할 때까지 그곳에 보관된다.     액티브인박스의 퍼스널 요금제를 사용하면 지메일 계정 하나당 월 3.30달러의 가격에 액티브 인박스의 모든 기능을 사용할 수 있다. 프로페셔널 요금제는 월 5달러에 한 사람당 이메일 계정 세 개로 사용 범위가 확대된다. 팀 별로 작업할 경우 월 $9의 비즈니스 플랜을 사용하면 여러 개의 계정 사용에 더불어 팀 관리메뉴, 팀 리더를 위한 1:1 지원 서비스도 쓸 수 있다.   액티브인박스는 이메일함 정리에 유용하긴 하지만 확실히 즉각적인 효과를 기대하긴 어렵다. 액티브인박스 유저는 시간을 들여 새로운 습관을 들이고 그것들에 익숙해져야 하기 때문이다. 그렇지만 이메일을 많이 쓰는 직종이라면 장기적인 메일함 관리에 있어 액티브인박스(또는 GRD방식)이 매우 효과적일 것이다.