센스 있는 비즈니스 이메일 작성법!

센스 있는 비즈니스 이메일 작성법! AhnLab 콘텐츠기획팀 l 2019-12-31     이제 막 사회 생활을 시작한 사람들뿐만 아니라 5-6년차 직장인들도 업무 관련 이메일 쓰기에 어려움을 호소하는 경우가 많다. 고객이나 외부 거래처에 메일을 쓸 때도 그렇지만 사내의 다른 팀에 업무 관련 메일을 보낼 때도 제목은 어떻게 해야 할지, 메일의 첫 머리는 어떻게 시작하는 게 좋을지 내심 고민된다. 2020년 새해에는 더 프로패셔널한 직장인으로 거듭나고자 결심한 사람들을 위해 업무 이메일 쓸 때 유의해야 할 사항을 모아봤다.     여전히 전화로 업무를 처리하는 경우도 있고, 회사에 따라서는 업무용 커뮤니케이션으로 메신저를 활용하는 곳도 많아졌지만 이메일은 여전히 가장 중요한 비즈니스 커뮤니케이션 채널이다. 이메일만 잘 써도 효율적인 업무 처리가 가능하고, 결국 직장 동료나 파트너로서 좋은 평가도 받을 수 있다.   이메일 제목부터 업무다 – 제목부터 본문까지 간단 명료하게   업무용 이메일 제목은 핵심만 명확하게, 용건을 알 수 있도록 써야 한다. 예를 들어, 업무 상 문의하거나 확인을 메일로 보내는데 제목에 ‘ㅇㅇㅇ님, 오전에 전화한 XXX입니다’ 이렇게 보내거나 ‘문의에 대한 확인 부탁드립니다’와 같은 제목은 효과적이지 않다.   상대방도 수많은 업무 메일을 처리하느라 바쁘다는 점을 기억하자. 따라서 제목만 봐도 어떤 내용인지 짐작할 수 있도록 하는 것이 좋다. 이메일 제목이 단도직입적이면 예의 없어 보이거나 인간미 없어 보일까 걱정할 필요는 없다. 상대방이 업무를 효율적으로 처리할 수 있도록 해주는 게 도와주는 것임을 기억하자.   또, 본문의 내용이 길어질 때는 1, 2, 3과 같은 번호를 붙여서 알기 쉽게 구분하는 것이 좋다. 또한 첨부파일이 있을 때는 파일에 대한 핵심 내용을 간략히 요약하는 것이 바람직하다.   그래도 예의는 중요하다 – 기본적인 인사말과 맺음말은 필수   한 가지 업무로 상호간에 몇 번의 회신이 오갔더라도 이메일에는 형식을 갖추는 것이 좋다. 이메일 시작부분에 인사말은 반드시 넣고, 마지막에도 감사 인사를 넣는 것이 바람직하다.   그런데, 업무용 이메일의 예의가 시작되는 지점은 인사말이나 제목이 아니다. 비즈니스 이메일은이메일 계정(아이디)부터 그 사람의 전문성을 드러낸다. 개성 있는 아이디로 상대방에게 강렬한 기억을 심어주겠다는 의도는 어느 정도 이해는 되지만 의도와 달리 이메일 아이디에서부터 비전문적이거나 장난스럽게, 간혹 부정적인 느낌을 줄 수 있다는 점을 명심하자. 주로 이름을 영문으로 표기하는 아이디나 머릿글자와 업무 영역을 조합한 아이디를 사용하는 것도 이 때문이다.   공지나 회람용처럼 다수에게 보내는 메일이 아니라면 수신인은 최소화하는 게 좋다. 여러 사람에게 이메일을 보내야 하는데 수신인에 모든 사람의 이메일 주소를 적어서 보내는 건 요즘 같은 시대에 스팸 메일보다 더 큰 민폐다. 주고받는 이메일에 대한 상황을 다른 사람들에게도 알려야 할 경우는 ‘참조’나 ‘숨은참조’를 이용하면 된다. 특히 외부 업체와의 이메일 커뮤니케이션 시 내부 직원들에게 내용은 공유하되 외부 업체에 내부 관계자들의 이메일 주소를 공개하고 싶지 않을 때는 숨은참조 기능이 유용하다.   이 정도는 기억하자! – 비즈니스 이메일에 자주 쓰이는 영어 줄임말   비단 외국계 기업이 아니더라도 업무 이메일에서 자주 볼 수 있는 영어 줄임말이 있다. 직장인이라면 다음과 같은 영어 줄임말 정도는 센스로 챙겨두자.   - FYI : For Your Information의 줄임말로 참고하라는 의미. Ref(Reference)를 쓰기도 한다. - IMO : In My Opinion의 줄임말로 자신의 생각을 표현할 때 사용 - ASAP : As Soon As Possible의 줄임말로, 서둘러 요청할 때 주로 사용 - HTH : Hope This Helps의 줄임말로 이게 도움이 되길 바란다는 의미 - PLZ : Please의 줄임말 - EOD : End of Day의 줄임말로, 업무 종료 시간을 의미 - N/A : Not Applicable의 줄임말로 해당 사항이 없을 때 사용 - TBD : To Be Decided 또는 To Be Determined의 줄임말로, 아직 미정인 사항이며 추후 결정할 예정라는 의미로 사용 - RSVP : 프랑스어인 Repondez S’il vous Plait의 줄임말이지만 영어권에서도 자주 쓰이는 표현으로, 주로 세미나 등 행사나 미팅 초대 메일에서 참석 여부 등을 회신하라고 요청할 때 사용 - LOL : Laughing Out Loud의 줄임말로, 우리나라의 ‘빵 터짐’ 혹은 ㅋㅋㅋ와 같은 의미 - BTW : By the Way의 줄임말로 화제를 전환할 때 사용